海口市人事劳动保障局关于全市实行劳动用工备案的通知

各区人事劳动保障局、保税区社会发展局、高新区社会事业局、市属各用人单位：
      为进一步加强劳动用工管理，规范劳动用工秩序，全面推进劳动合同制度实施，维护劳动者和用人单位的合法权益，促进劳动关系和谐稳定，根据海南省人事劳动保障厅《关于全省实行劳动用工备案的通知》（琼人劳保[2007]417号）精神，结合我市劳动用工实际情况，决定从2008年1月1日起在全市实行劳动用工备案。现将有关事项通知如下：
一、劳动用工备案的实施范围
      我市行政区域内的各类企业、个体经济组织、民办非企业单位使用劳动者，以及国家机关、事业单位、社会团体等用人单位与劳动者形成劳动合同关系的，都应到登记注册地的区以上劳动保障行政部门办理劳动用工备案手续，并提交《劳动用工备案申请表》（见附件1）一式两份。
      劳动保障行政部门内设的劳动合同管理机构负责办理劳动用工备案手续。
      市属企业、民办非企业单位，市级机关、事业单位、社会团体，外地驻市用人单位（不含省管单位）的劳动用工备案手续，由市劳动保障行政部门负责。
      区属企业、个体经济组织、民办非企业单位，区级机关、事业单位、社会团体等用人单位的劳动用工备案手续，由区劳动保障行政部门负责。
      保税区、高新区的各类企业机关、事业单位、社会团体等用人单位的劳动用工备案手续，分别由保税区社会发展局、高新区社会事业局负责。
二、劳动用工备案的程序及内容
（一）招用职工或者续订劳动合同的备案程序。
      用人单位新招用职工或与职工续订劳动合同的，应自招用或与职工续订劳动合同之日起30日内，到劳动保障行政部门办理备案手续；在本通知实施前已招用职工的，应在本通知施行后60日内办理备案手续。
备案时，用人单位须提交以下材料：
  1、用人单位营业执照（副本）、法定代表人（主要负责人）身份证复印件各一份；
  2、用人单位组织机构代码证复印件一份；
  3、《用人单位招用职工或与职工续订劳动合同备案花名册》一式两份（见附件2）；
  4、职工身份证复印件一份；
  5、与原单位解除或终止劳动合同通知书一份（劳动者更换工作单位的）。
  6、劳动者属于流动的应提交职工流动手续。
  7、已签订《劳动合同书》文本一份。
（二）解除、终止职工劳动合同的备案程序。
      用人单位与职工解除或终止劳动合同的，应在解除或终止劳动合同后7日内办理劳动用工备案手续。
备案时，用人单位应提交以下材料：
  1、用人单位营业执照（副本）、法定代表人（主要负责人）身份证复印件各一份；
  2、职工身份证复印件一份；
  3、已签订《劳动合同书》文本一份；
  4、《解除或终止职工劳动合同备案花名册》（见附件3）一式两份；
  5、解除或终止劳动合同通知书一份。
（三）其他情况的备案程序。
      用人单位名称、法人代表、单位类别、经济类型、组织机构代码证发生变更后，应在30日内到劳动保障行政部门办理劳动用工备案注销手续。用人单位注销后，应在7日内办理劳动用工备案注销手续。
备案时，用人单位应提交以下材料：
  1、用人单位名称变更后的营业执照（副本）复印件一份；
  2、组织机构代码证变更后的复印件一份；
  3、法人代表变更后新法人代表身份证复印件一份；
  4、宣布注销用人单位的文件、法院破产终结公告、工商部门注销登记证明一份。
（四）劳动保障行政部门应对用人单位报送的有关材料进行审核，对符合备案条件的予以备案，并加盖“劳动用工备案专用章”印鉴。
（五）劳动保障行政部门应当自收到用人单位有关材料之日起，对符合条件的10个工作日内办结劳动用工备案手续。提交的备案材料不齐全的，暂缓备案，并通知用人单位限期补充相关材料。
三、劳动用工备案的监督检查
  （一）各级劳动保障行政部门对用人单位劳动用工备案下列事项实施监督检查：
  1、用人单位提供劳动用工备案信息的真实性和全面性；
  2、用人单位招用人员后办理录用备案手续情况，劳动合同签订和履行情况；
  3、用人单位办理与职工终止或者解除劳动合同备案手续情况；
  4、法律、法规规定的其他内容。
（二）各级劳动保障行政部门依法进行劳动用工备案管理检查时，有关单位和人员应当予以协助，如实提供相关资料，不得提供虚假资料或出具伪证，不得谎报、隐瞒有关情况，不得隐匿、销毁有关证据，不得拒绝和阻挠检查。
（三）用人单位不履行劳动用工备案义务、备案内容不真实、不依法与劳动者签订劳动合同的，劳动保障行政部门责令其限期改正。对拒不改正的，依法给予相应处罚。造成劳动者合法权益损害的，承担相应法律责任。
（四）任何用人单位和个人对违反规定的行为，均有权向劳动保障行政部门举报投诉。劳动保障行政部门对投诉举报情况，应及时登记、调查，依法予以处理。
（五）用人单位劳动用工备案后，经劳动保障行政部门备案的《劳动用工备案申请表》，作为劳动保障监察的重要内容。
四、劳动用工备案的组织实施工作
（一）要充分认识实行劳动用工备案的重要性和必要性，加强统一领导，指定机构，配备专门人员负责劳动用工备案工作。劳动关系、劳动保障监察、劳动工资、统计、就业和失业等相关机构要加强协调配合，搞好劳动保障部门内部各项涉及劳动用工备案工作的相互衔接，实现资源共享，避免相同内容重复备案。
（二）要依托金保工程劳动保障业务专网，加快推进劳动用工备案信息化进程，到2008年底实现市、区二级劳动用工信息数据的交换与共享，建立全市劳动用工信息基础数据库。
（三）各级劳动保障行政部门要做好实行劳动用工备案的前期准备工作。通过调查摸底，充分掌握用人单位户数及现有劳动用工情况，建立所辖区域劳动用工备案台账，逐步建立和完善劳动用工信息数据，实现对用人单位劳动用工及劳动合同制度实施情况的动态管理。
（四）各级劳动保障行政部门要完善劳动用工备案制度工作流程，方便用人单位办理劳动用工备案手续。要采取提前通告、跟踪催办和监督检查等办法，督促用人单位及时进行劳动用工备案。
（五）各区人事劳动保障局、保税区社会发展局、高新区社会事业局要建立劳动用工备案统计制度。按照《劳动用工备案情况统计表》（见附件4）的要求，认真做好劳动用工备案统计工作，保证准确、及时、全面的完成统计汇总和上报任务。《劳动用工备案情况统计表》实行半年报和年报制度，半年报在每年的7月3日前，年报在每年12月28日前报送市人事劳动保障局劳动关系科（联系电话：0898-66773076），以便及时汇总上报省人事劳动保障厅。