知识资源管理与企业档案工作

企业知识管理概念的出现不仅是企业管理观念的重大变革，为企业管理开辟了崭新的天地，

同时也为档案工作注入了新的活力。


    知识资源管理是近年来出现的一个新概念，它首先出现于医疗保健、生物工程、空间技术、计算机软

件等高新技术产业，企业将知识作为主要资本形态。所谓知识管理是以知识为主要资源以知识的获取、处

理、共享、利用和创新为基本内容，以增强企业核心竞争力为根本目标的管理模式。这里所讲的知识是个

广义概念，按詹姆斯·科塔达等著《网络时代的管理》一书解释，是“某一框架内经验、价值观、背景信

息和内行观点的流动组合，它源于认知者的头脑，并在其中得到运用，它不仅存在于机构的文件或档案室

，也存在于机构的惯例、流程、实践和准则里”。我们之所以把知识化管理作为企业档案工作发展的一个

阶段，是因为企业档案中含有知识，企业档案工作应该是企业知识管理的一部分，企业档案知识化管理是

企业档案工作发展的必然结果。


    一、知识化管理是企业档案工作发展的趋势


    企业知识是一个广义概念，它在内容上主要包括作为经营资本的市场资产、知识产权资产、人力资源

资产和基础结构资产。其中市场资产包括企业品牌、声誉、长期业务、合同、销售渠道等；知识产权资产

包括企业专利权、商标权、商业秘密和版权等；人力资源资产包括企业人力以及经验、专业素质、工作能

力等；基础结构资产指企业管理过程、管理哲学、企业文化、信息技术系统、网络管理和金融关系等。如

果从档案与企业的关系看，企业档案是企业实践活动的历史记录，上述知识均是企业生产经营活动的伴生

物。一个企业的档案工作若是健全地话，这些知识都会或多或少的在企业档案中有所记录或从中看到它们

的踪迹。


    企业知识管理与企业档案管理、企业信息管理的最大区别：一是管理观念的不同。知识管理是将知识

作为企业的一种资本形态，将知识资本与知识资源作为管理的基础与核心。尤其是在知识型企业中体现得

更为明显，这种企业往往是以无形资产为主体，其运行的基础是以人力资源的开拓性脑力劳动去开发和利

用知识与科技成果。知识管理的直接目的是大力提高企业的核心竞争力。站在知识管理的高度看，企业档

案管理或档案信息管理尚是一种基础性管理，无论是档案，还是档案信息都只视为一种信息资源，尚没有

被视为一种资本形态。二是管理对象的不同。档案管理的对象是档案实体；档案信息管理或信息一体化管

理的对象基本上限于企业的显性知识，即物化在图书、资料、档案中的信息，是企业管理工作中的一部分

。而知识管理的范围比其要大得多，既包括显性知识，也包括隐性知识，而且主要是指经验类的隐形知识

，例如企业员工头脑中的知识、企业结构与企业文化中的知识等，是对整个企业蕴涵知识整体的管理，管

理范围往往会涉及或渗透到企业业务流程、企业经营决策、市场营销活动等。三是运作方式的不同。企业

知识管理的运作基础是企业信息化，对信息资源实施数字化管理，其中包括数据（文档、图形、记录、结

构关系）的数字化管理、隐性知识和工具数字化管理、业务流程的数字化管理和经营决策的数字化管理；

知识管理的组织形式是设立知识主管或首席知识官，其任务是了解企业的知识需求，保障知识库的存储与

设施的正常运行，促进知识的共享与创新；知识管理的运作形式上有建立知识网络、设立知识仓库、建立

专家系统、知识决策支持系统和知识联盟等。而这些运作方式并非档案管理所必须的，它们在现代信息技

术应用的水平上均远不如知识管理的要求那么高。


    从上述区别中可以看出，尽管三者有一定关联，但区别是明显的，正如档案信息管理不是档案管理的

自然延伸一样，企业知识管理也不是信息管理的自然延伸，而是三个不同的发展阶段。不过，值得指出的

是企业知识管理的基础是信息管理，但企业知识管理的内涵要比企业信息管理深刻得多，它们两者在管理

观念、管理对象、运作方式及产生背景上均有明显的区别。知识化管理是企业档案工作发展的一个新阶段

。


    从我国目前档案工作发展状况看，表现有以下明显特征：一是共存性。由于主客观原因，各企业档案

工作发展表现出明显的不平衡，档案管理、档案信息管理、知识化管理呈共存的局面。2000年7月上海市有

关档案部门曾对本市620家大中型企业进行调查，其中有档案机构的452家，占72.9%，有6.5%的单位无档案

库房，2.4%的单位没建档；实行综合管理的有492家，占79.4%；运用计算机管理档案的企业158家，占

25.5%。从上述调查数据中，我们对企业档案工作情况可以有这样一个基本估计，目前大多数企业的档案工

作处于档案管理阶段，或处于向档案信息管理过渡的阶段，少数企业实行信息管理，少量企业特别是具有

产品优势或高新技术产业已处于信息管理向知识化管理的过渡阶段，例如在部分实行ISO9000系列标准认证

的企业，可看作档案管理工作正向知识化管理过渡。一整套质量认证文件就是将大量隐性知识显性化，将

其显示在程序性与操作性文件中，以实现知识共享。据上海市2000年6月统计，全市已有1200个企业、

3500种产品通过质量认证。二是渐进性。虽然我国档案工作从整体上看尚处于档案管理阶段，但从总体发

展趋势上看，企业为提升自己的核心竞争力，越来越重视企业知识的创新，越来越多的企业已把创新视为

自己的立身之本，把市场资产、知识产权资产、人力资源资产、基础结构资产视为一种参与竞争不可或缺

的资本形态。换言之，实行知识管理是企业管理的必然趋势，从企业档案工作要服从、服务于企业中心工

作看，企业档案工作的发展趋势必然会向知识化管理方向发展，必然会成为知识管理的一部分。我们之所

以提企业档案工作知识化管理，而不笼统称之为知识管理，是因为知识管理是对整个企业的管理行为，档

案工作毕竟是企业管理工作的一个方面，它不可能取代企业知识管理，而只能是企业知识管理的一部分。


    二、企业知识管理对企业档案工作的启示


    企业知识管理概念的出现不仅是企业管理观念的重大变革，为企业管理开辟了崭新的天地，同时也为

档案工作注入了新的活力。通过认真探讨知识管理形成的背景与知识管理的内涵，可以给档案工作带来许

多有益的启示，对进一步主动地推进企业档案工作改革具有深刻的指导意义。


    1、树立“大档案”观。传统企业档案工作主要是收集企业内部的显性知识，例如保存各种文件、

图纸等。知识管理专家认为企业的显性知识是有限的，一般只有企业知识的10%，企业隐性知识则是大量的

，约占90%。我们常说档案是社会实践活动的历史记录，这句话本身并没有错，只是我们在理解上将其片面

地限定在文字式的历史记录，传统档案被人为地限定在显性知识的范围内。实际上作为企业科技生产活动

的历史记录，除了传统纸质文件，还有大量知识存在于员工头脑中、实践中，还存在于企业组织机构与企

业文化中。如何将这一部分隐性知识显性化、档案化，并对其进行有效存储，也应是档案工作的一项重要

任务。此外，企业科技生产活动也不局限于企业内部，在市场经济体制下大量的经营活动发生在企业外部

，市场环境对企业的生存与发展是至关重要的。企业档案工作不仅要收集企业内部的历史的知识与信息，

还应注意企业外部的动态的知识与信息。由此说明，为推进企业档案知识化管理，档案部门应树立“大档

案”观，借助各种途径和媒介扩大收集的范围与对象，突破传统的狭隘的档案观念，按企业知识的内容扩

大档案的外延。前面提到的质量认证活动就是这样一种有益的工作载体和媒介，质量体系文件中的程序文

件、作业指导书、质量计划等就是把企业隐性知识显性化的一种记录形式。例如程序文件中的合同评审程

序、设计控制与验证程序，作业指导书中操作规程、控制图表、管理规定、工作细则等，质量计划中市场

调研计划、新产品质量标准、质量人员培训计划等文件都是将企业有关经验、管理诀窍等隐性知识显性化

的表现形式，以文件的形式将其有序化、程序化，并在企业管理活动中共享共用。除此之外当然还有其他

显性化的载体与媒介，如面对面直接交流、运用头脑风暴法等传递中的知识。由此看来，企业知识管理或

企业档案知识化管理与我们并不遥远，关键一是要转变档案观念；二是要主动地去实践，将有关知识，尤

其是隐性知识显性化、档案化。


    2、重在知识的共享与创新。企业管理的核心是实行知识的共享与创新，直接提高企业的核心竞争

力。现有的档案、资料作为企业知识的一种表现形式，不论是实行档案综合管理，还是实行信息一体化管

理，工作重点一方面要放在知识的有序化上，要对档案中的知识进行分类，分析各种知识间隐含的联系，

而不能只简单限定在档案实体的分类与实体间的联系上。在知识库中的知识与知识利用者之间进行有效的

沟通，为员工实现知识共享与创新创造条件。另一方面应大力开展对档案内容的编辑研究工作，尽力开发

利用档案中蕴藏的知识。通过对档案内容研究编辑档案参考资料，也包括参与企业制定各种工作细则、业

务流程、操作规程等，努力把档案中的知识运用到企业管理中去。


    3、档案信息化与信息知识化。企业知识管理是一种管理模式，也是一个过程。知识管理的基础是

企业信息化，同时档案知识化管理也需要对信息内容实施信息化，借助企业网络实现知识的有效传递与共

享。随着现代信息技术普及与应用，企业信息化是其发展进程中不可逆转的趋势，档案部门应在观念、人

才、基础工作等方面做好信息化准备，趁势推动档案工作信息化的进程。与知识管理相关的另一问题是信

息知识化。就知识与信息的关系看，知识是知识化的信息，信息只有知识化才能实施管理。信息知识化的

主要含义，一是指在企业信息化的进程中产生大量电子文件，如何使其中有保存价值的电子文件档案化、

知识化；二是指如何捕捉企业经营活动中产生的非文字记录的知识与信息，特别是如何挖掘企业的隐性知

识与信息，并及时将其显性化、档案化、知识化。按知识管理的要求，档案部门应认真研究信息知识化的

途径、对策。没有档案信息化和信息知识化，企业档案实施知识化管理只能是一句空话。